Organizarea eficienta a timpului de lucru

Cu totii stim si, cu siguranta am si simtit pe pielea noastra, ca timpul este o resursa limitata, asa ca a sosit momentul sa vorbim despre organizarea eficienta a timpului de lucru. Pentru inceput, o sa vedem o serie de factori care conduc, in esenta, doar la o pierdere a vremii, pentru ca mai apoi sa aflam si cateva sfaturi pentru a contracara efectele acestora.

Primul punct de pe agenda de astazi: factorii care ne "inghit" realmente o buna parte de timp pretios.

1. Pe primul loc se afla, fara doar si poate - organizarea personala deficitara. Intr- un birou mustind de hartii, dosare, chitante, agende si caiete, gasirea intr-un timp scurt a unui document specific devine o misiune aproape imposibila.

2. De asemenea, lipsa spatiului personal nu ne este prea folositoare. Cand lucrezi cot la cot, la propriu, cu alti colegi exista mari sanse sa fii intrerupt sau sa intampini probleme in a te concentra.

3. Cu toate acestea multi dintre noi vrem sa pastram relatii amiabile cu cei din birou, asa ca le vom sari in ajutor de fiecare data cand au nevoie. Asa ajungem la cel de-al treilea factor care ne impiedica sa ne indeplinim activitatile in timp util, si anume nerespectarea fisei de post, care pe langa aura de bun samaritan, ne aduce si o multime de sarcini in plus, unele dintre ele nefiind, de fapt, ale noastre si pe care, cu siguranta nu le vom termina la timp.

4. In plus, stabilirea neclara a prioritatilor, lipsa unei ierarhizari, cel putin mentale, a sarcinilor de la cele foarte importante si urgente la cele neesentiale, dublate de alte tipuri de intarzieri, precum pauzele lungi si dese la tigara sau la cafea ne vor face sa lucram in disperare, pe ultima suta de metri sau in week-end-uri. Si e chiar deprimant sa stai duminica la birou, cand prietenii tai se distreaza la munte!

Acum ca am terminat de prezentat lista neagra a factorilor care ne pot distruge deopotriva viata profesionala, cat si pe cea personala o sa va ofer 10 sfaturi pentru o organizare eficienta a timpului de lucru:

1. Delimiteaza-ti clar prioritatile! Ce anume trebuie si ce anume speri sa realizezi intr-o zi? Dar intr-o luna sau un an? Pune fiecare activitate in ordinea prioritatilor si incearca sa estimezi cat timp ti-ar lua fiecare.

2. Incearca sa tii o evidenta a organizarii timpului. Fiecare poate realiza, timp de o saptamana un miniexperiment. Tine un jurnal in care sa notezi, in fiecare seara, cum ti-ai petrecut fiecare minut din ziua respectiva. In week-end reciteste jurnalul si analizeaza -ti obiceiurile in organizarea si petrecerea timpului. Crede-ma, vei fi uimit de ceea ce veti descoperi.

3. Fa schita unui plan de lucru in fiecare zi. Asa vei fi mult mai constient si totodata concentrat asupra sarcinilor pe care trebuie sa le indeplinesti pe parcursul unei zile.

4. De asemenea, grupeaza sarcinile asemanatoare. Programeaza-ti activitatile care necesita eforturi sau resurse similare in acelasi interval de timp. De pilda, atunci cand verifici inboxul, raspunde pe loc mail-urilor primite si nu amana doar pentru ca iti este lene in acel moment.

5. Al cincilea sfat ar fi sa te dedici unui sistem pe care sa-l si pui in practica. Exista numeroase instrumente tehnologice, de la calendare digitale la computere, care te pot ajuta sa-ti planifici in detaliu timpul.

6. Pentru a lucra cu spor, trebuie sa observam momentele de varf si de slabiciune. Cand esti mai creativ si dai un randament mai bun? Dimineata devreme sau tarziu in noapte? Doar daca esti constient de orele la care dai randament, iti poti programa sarcinile la momentele potrivite.

7. In plus, este foarte folositor si sa controlam factorii care ne distrag. Cand avem un proiect important este bine sa dam telefoanele pe silent, ca sa nu ne distruga concentrarea prin taraitul lor si sa inchidem usa la birou pentru a nu fi deranjati.

8. Daca invatam sa profitam si de optiunile pe care ni le ofera programele de lucru (gen template-urile disponibile in Microsoft Office) vom castiga minute importante. De asemenea, nu este indicat sa amanam sarcinile mai dificile sine die.

9. Este crucial ca un proiect de amploare sa-l divizam in etape mai mici pe care sa le indeplinim gradual si cu calm.

10. Trebuie sa invatam sa spunem NU! Daca o solicitare nu are vreo legatura cu slujba sau cu obiectivele noastre profesionale, cel mai bine este sa o refuzam politicos, oferind, in acelasi timp anumite sfaturi sau solutii alternative celui care ne-a cerut ajutorul. Iata deci cum putem da un randament mai bun in fiecare zi aplicand ideile enumerate mai sus.

In concluzie, nu pot decat sa sper ca sfaturile oferite va vor imbunatati abilitatile de organizare a timpului, ajutandu-va sa delimitati lucrurile cu adevarat importante din programul unei zile de lucru, sa va creati un sistem functional si, in acelasi timp, sa indepartati factorii care va irosesc timpul. Iar data viitoare cand prietenii va vor invita in oras sa nu le raspundeti in aceeasi maniera invechita: „Nu pot, nu am timp!”